SOP PELAYANAN PPID
SOP PENGELOLAAN PERMOHONAN INFORMASI
AZAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Transparansi
Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
Akuntabilitas
Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang- Undangan.
Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas.
Partisipatif
Mendorong perang serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat.
Kesamaan Hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi.
Keseimbangan Hak dan Kewajiban
Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Penyelenggara pelayanan informasi publik dalam melaksanakan tugas dan fungsinya harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai acuan untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi. Adapun standar pelayanan informasi publik sebagai berikut:
Operasional Pelayanan Informasi Publik
Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh Front Office dan Back Office.
Front Office meliputi:
- Help Desk layanan langsung.
- Help Desk layanan via media (website dan sosial media).
Back Office meliputi:
- Bidang Pelayanan Informasi dan helpdesk.
- Bidang Penyediaan Informasi kesekretariatan.
- Bidang Penyediaan informasi data keuangan.
- Bidang kordinasi PPID Provinsi dan Cabang Serta Penyelesaian Sengketa.
- Bidang penyediaan informasi sosial media dan website.
DESK INFORMASI PUBLIK
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon,email, dan website.
TEMPAT DAN WAKTU PELAYANAN INFORMASI
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID menetapkan tempat pemberian pelayanan informasi publik di Sekretariat PPID yang berkedudukan di DPP Partai Gerindra lt. 3, Jl. RM Harsono 54, Jakarta Selatan.
Pelayanan informasi publik dilaksanakan pada hari kerja, yaitu:
Senin – Kamis : 09.00 – 15.00 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
Jumat : 09.00 – 15.00 WIB
Istirahat : 11.00 – 13.00 WIB
Permohonan via website dapat dilakukan di luar hari kerja, tetapi akan diproses Pelayanan Informasi Publik pada hari kerja.
MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
- Pemohon informasi datang ke tempat pelayanan informasi dengan mengisi formulir permintaan informasi serta melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi.
- Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik.
- Petugas memproses pemintaan informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon.
- Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori informasi yang dikecualikan, maka PPID menyampaikan alasan penolakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
- Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi publik.
- Petugas membukukan dan mencatat proses permohonan sampai dengan penyelesaian informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi.
CARA MEMPEROLEH INFORMASI
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam rangka pelayanan Informasi Publik ke masyarakat, menyediakan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi, melalui:
Website atau Email
Masyarakat dapat melihat atau mendownload informasi publik yang ada di website www.gerindra.id atau mengirimkan email permintaan informasi ke alamat [email protected] .
Telepon atau Fax
Masyarakat dapat menghubungi melalui nomor telepon 0812 8447 2525 – 021 7892377 atau mengirimkan fax ke nomor 021 7892377.
Pos
Mengirimkam surat melalui jasa pos, ditujukan kepada PPID Partai Gerindra dengan alamat: Jl. Harsono RM no 54. RT 4/ Rw 8, Ragunan, Pasar Minggu. Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12160.
Langsung
Datang langsung ke Helpdesk PPID DPP Partai Gerindra Lt. 3 . Dengan alamat: Jl. Harsono Rm no 54. RT 4/ Rw 8, Ragunan, Pasar Minggu. Jakarta Selatan, daerah Khusus Ibukota Jakarta 12160.
JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
- Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
- Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lama 10 hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu yang berisikan informasi yang diminta berada pada penguasanya atau tidak. PPID dapat memperpanjang waktu paling lama 7 hari kerja.
- Penyampaian/pendistribusian/penyerahan dilakukan secara langsung, melalui email, fax, atau jasa pos.
- Jika permohonan informasi diterima maka pada surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, serta biaya apabila diperlukan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan penolakan berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku.
BIAYA TARIF
Untuk menyediakan informasi publik PPID Partai Gerindra tidak memungut biaya (gratis).
Klasifikasi Informasi, meliputi:
1. Informasi Parpol
Meliputi: Tujuan, Jatidiri, Kedudukan, Visi Misi, Manifesto Perjuangan dll.
2. Informasi Wajib Diumumkan Secara Serta Merta
Meliputi: Menyankut kelangsungan hajat hidup orang banyak, seperti bencana dan lainnya.
3. Informasi Yang Wajib Disediakan Dan Diumumkan Secara Berkala
Meliputi; Program, Laporan Keuangan dan Informasi Kegiatan.
4. Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat
Meliputi: Surat Keputusan (SK), Laporan Akses Informasi dan Laporan Layanan Publik.
PPID Partai Gerindra Wajib Melakukan Langkah:
1. Melaksanakan inventarisasi, pemutakhiran, pengolahan data dan pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi publik.
2. Proses inventarisasi informasi atau dokumentasi disusun dan dipersiapkan oleh bidang-bidang terkait:
a. Bidang Pelayanan Informasi dan Helpdesk.
b. Bidang Penyediaan Informasi Kesekretariatan.
c. Bidang Penyediaan Informasi Data Keuangan.
d. Bidang Kordinasi PPID Provinsi dan Cabang sera Penyelesaian Sengketa.
e. Bidang Penyediaan Informasi Sosial Media dan Website.
Bidang Pelayanan Informasi dan Helpdesk
a. Menyiapkan formulir-formulir yang diperlukan pemohon mengajukan permohonan informasi data.
b. Menyiapkan informasi-informasi yang wajib tersedia setiap saat.
Bidang Penyediaan Informasi Kesekretariatan
a. Menyiapkan dan melakukan pemutakhiran data-data terkait kedudukan domisili dan SK pengurus DPD dan DPC.
b. Menyiakan dan melakukan pemutakhiran data-data terkait program dan kegiatan Partai Gerindra.
c. Menyiapkan data lengkap pemutakhiran data-data pihak eksternal yang mencakup hajat hidup orang banyak
Bidang Penyediaan Informasi Data Keuangan
a. Menyiapkan dan melakukan pemutakhiran data-data laporan keuangan:
-
-
-
- Laporan keungan PP Partai Gerindra.
- Laporan Keuangan bantuan APBN
- Laporan Keuangan konsolidasi DPD Partai Gerindra.
- Laporan Keuangan dan kampanye pemilihan legislatif.
- Laporan audit eksternal atau audit BPK atas laporan-laporan dari 1 – 4.
-
-
Bidang koordinasi PPID Provinsi dan Cabang Serta Penyelesaian Sengketa
a. Melakukan koordinasi dan pemutakhiran data yang tersedia di provinsi di seluruh Indonesia.
b. Melakukan pembentukan kepengurusan di tingkat provinsi dan kabupaten kota.
c. Melakukan pemutakhiran data laporan layana laporan informasi pubik di tingkat provinsi kabupaten kota.
Bidang Penyediaan Informasi Sosial Media dan Website
a. Melakukan koordinasi dan pemutakhiran data dari bidang-bidang di atas untuk diupload dan ditampilkan di sosial media dan website resmi.
b. Melakukan pelayanan dan laporan pelayanan permohonan informasi melalui website.
c. Mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan.
Melakukan Pemutakhiran Data Secara Berkala Dengan Ketentuan Sebagai Berikut
1. Informasi Parpol
Dilakukan pemutakhiran data paling sedikit 3 bulan sekali.
2. Informasi Wajib Diumumkan Secara Serta Merta
Dilakukan pemutakhiran data setiap sat sesuai dengan informasi apapun status yang ditetapkan oleh pemerintah.
3. Informasi Yang Wajib Disediakan Dan Diumumkan Secara Berkala
Dilakukan pemutakhiran data paling sedikit 6 bulan sekali.
4. Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat
Dilakukan pemutakhiran data paling sedikit 6 bulan sekali.
Setiap pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis Kepada Ketua PPID Partai Gerindra berdasarkan alasan berikut :
1. Pemohon informasi berhak mengajukan keberatan jika;
a. Penolakan atas permintaan informasi dengan alasan dikecualikan.
b. Tidak dipenuhinya permintaan informasi.
c. Pengenaan biaya tidak wajar.
d. Penyampaian informasi melebihi batas waktu.
e. Permohonan informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
2. Penyampaian keberatan ditujukan kepada Ketua PPID Partai Gerindra.
3. Penyampaian keberatan dilakukan secara tertulis dan disertai alasan.
4. Formulir penyampaian keberatan (terlampir).
5. PPID Partai Gerindra akan memberikan jawaban selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja.
6. Apabila pemohon informasi tetap tidak puas dengan jawaban PPID, maka PPID dapat meminta jawaban kepada Atasan PPID, dan Atasan PPID wajib memberikan jawaban selambat-lambatnya 30 hari kerja.
7. Apabila dengan jawaban Atasan PPID, pemohon informasi belum juga puas atau tidak menerima, maka bisa melakukan permohonan penyelesaian sengketa informasi ke Komisi Informasi.
Mekanisme Penelesaian Sengketa Informasi.
1. PPID akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut:
a. PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak.
b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan Tim Kerja yang terkait paling lama 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID.
c. Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat.
d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik
2. PPD akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis:
a. PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna informasi.
b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan Tim Kerja yang terkait paling lama 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID.
c. Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat.
d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik.
3. Penyelesaian sengketa informasi:
a. PPID menviapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi
b. PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada Atasan PPID.
c. Pada sat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, Pengadilan Tata Usaha Negara, dan Mahkamah Agung, maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi.
